一、功能及要求：为推动文化和科技深度融合，助推长沙全球研发中心城市建设，加快湖南、湖北两省版权产业的深度融合和高质量发展，进一步推动马栏山版权保护与创新论坛的行业影响力与引领力，拟举办2025马栏山版权保护与创新论坛。为确保论坛的顺利开展，现需向社会拟定一家服务单位，完成马栏山版权保护与创新论坛的服务工作。
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二、相关标准：
????满足国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范。
三、技术规格：
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四、交付时间和地点：
（一）履行合同的时间：2025年10月中下旬，会期3天（具体时间以合同签订时间为准）。
（二）履行合同的地点：利亚德·马栏山虚拟制作基地（开福区鸭子铺路1号创智园一期）
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五、服务标准：
一、活动主题
文科融合拓新局.数智护航链未来
二、活动规模
本次论坛活动规模预计400人，其中包含中央、省相关部门领导以及市领导、论坛嘉宾、相关企业代表、媒体及相关工作人员等。
三、服务内容及要求
（一）论坛宣传
1、负责论坛前期的宣传片、海报制作。
2、负责论坛现场的视频录制、剪辑制作及后期发布。
（二）论坛组织及嘉宾邀请
1、论坛组织策划相关工作，结合年度版权重点、热点问题及专家意见，确认论坛主题、议题以及本地元素融入等内容。
2、根据论坛总体安排和方案，做好发言嘉宾、参会嘉宾、承办单位等的邀请工作。
①发言嘉宾。包括致辞嘉宾、主旨演讲嘉宾、签约代表，总人数不得少于20人，其中相关领域专家学者不得少于3人。
②参会代表。广泛动员市直相关单位负责人、各区县相关负责人、相关协会代表、版权示范企业代表等不得少于90人。
③根据嘉宾邀请安排，做好嘉宾的参会相关组织和报批工作。
④做好论坛举办期间开幕式及会议现场组织、指挥与调度工作。
（三）论坛线下服务部分
1、根据采购人需要，制定大会总体接待方案、综合协调工作方案、安保及后勤保障方案等，并组织实施。
2、根据采购人需求，制定各项策划方案（开幕式、论坛等），成立各工作小组，做好方案执行工作，保证方案顺利完成。
（四）会场、住宿、餐饮和车辆保障
1、负责重要嘉宾酒店住宿及用餐安排（食宿标准按照国家财政部门规定执行）。
2、负责对论坛主办场地及相关配套设施进行调研，制定场地使用方案。大会会议场地租赁（不低于400人），符合国际性会议标准。
（五）论坛标识及布置
1、论坛的主形象及延展设计
负责大会会标设计、主形象设计、各项物料延展设计。
2、物料制作
①会务手册设计排版与印刷。
②活动相关资料袋、折页、会议证件等相应物料的设计与制作。
③现场展示设计与制作。
3、氛围营造
①公共区域搭建与布置。
②现场氛围布置：包括但不局限于场地导示等。
③负责主会场场地的搭建布置和检查工作（包括主舞台搭建、灯光舞美、音响、话筒、直播摄录等），要求在开幕前搭建完毕及保障到位。
4、后期管理
①论坛结束后将相关资料与会人员名册整理归档；
②负责完成论坛相关资料的保密销毁工作，协助整理提交论坛的所有音频、视频、图片和工作文件并存档；
③负责会后短视频及成片剪辑制作。
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六、验收标准：
1、本项目按照《关于加强长沙市政府采购项目履约验收工作的通知》（长财采购【2024】5号）的规定组织验收。若项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由成交单位承担，验收报告作为申请付款的凭证之一。
2、验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测，如为成交单位原因造成的，由成交单位承担检测费用；否则由采购人承担。
3、项目验收不合格，由成交单位返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由成交单位承担。连续两次项目验收不合格的，采购人有权终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由成交单位承担。
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七、其他要求：
1、投标人需根据服务内容及要求编制详细的工作执行方案，成交后须按照采购人意见进行修改完善。
2、成交单位需指定专人负责与采购人对接，对采购人所提出的意见、建议，及时给出明确答复和处理措施，并及时落实到位。
3、成交单位须确保参会人员及接待服务等工作人员活动期间的人身安全，并承担其全部责任。
4、本项目采用费用包干方式结算。投标人应根据项目要求及需要，详细列明项目所需的所有费用（应包括为完成合同范围的全部工作内容所发生的全部费用，如策划及执行方案、现场舞台搭建及拆运、物料设计及制作等），最终支付金额按实结算。若在项目实施中出现任何新增费用，均由成交单位免费提供，采购人不再另行支付。
5、对于本项目提出的实质性要求，投标人须在响应文件中作出响应及说明。
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采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。
